Vergaderen 2.0

Bij welk bedrijf, voor welke opdrachtgever of aan welk project je werkt: er zal altijd vergaderd moeten worden. Zelfs als je alleen voor jezelf werkt, zonder opdrachtgevers, aandeelhouders of mensen die iets van je verwachten, zul je met jezelf bepaalde zaken moeten afspreken. Maar zo persoonlijk wil ik in dit blog niet gaan. Ik wil het nu hebben over het vergaderen met andere mensen.

Waarschijnlijk roept die term - 'vergaderen met andere mensen' - een traditioneel beeld bij je op: mensen aan een rechthoekige of ovale tafel die een bepaalde tijd, het liefst volgens vooropgestelde agendapunten, allerlei zaken doorspreken. Maar tegenwoordig moet dat anders kunnen. Ik zie namelijk (en met mij gelukkig vele anderen) een hoop nadelen aan deze traditionele vorm.

Bij de verschillende bedrijven waar ik heb gewerkt heb ik veel, heel veel deel uitgemaakt van vergaderingen. En bij elk bedrijf liep ik tegen dezelfde ergernissen aan:

1. Een traditionele vergadering duurt te lang.
Er wordt al snel 1 à 2 uur voor uitgetrokken. Daarnaast mag een vergadering altijd uitlopen 'want belangrijk'. Al snel zit je de helft van je dag te praten, te beraadslagen, te discussiëren, te kletsen, te compileren, te ouwehoeren (geef het beestje maar een naam), terwijl je veel nuttiger werk had kunnen doen! Je andere werk moet later nog gedaan worden, in een veel kortere tijd, wat kan resulteren in afgeraffeld werk of zelfs een burn-out.. Daarom: zorg dat een vergadering kort duurt!

2. Een traditionele vergadering is inefficiënt.
In het verlengde van dat een vergadering vaak te lang duurt, komt het feit dat een traditionele vergadering inefficiënt is. Omdat er lang vergaderd mag worden, voelt niemand de drang op snelle en effectieve wijze keuzes te maken, plannen te stellen en besluiten te nemen. Het gevolg: iedereen doet overal zijn plasje over, voor- en nadelen worden heen en weer gegooid, agendapunten worden doorgeschoven naar de volgende vergadering. En dan weer. En dan weer. Tot je uiteindelijk elke week minstens 2 uur kwijt bent aan vergaderen maar geen besluit, actie of plan verder bent!

3. Een traditionele vergadering is een potentiële promotie-poch-plek.
Nou probeert de traditionele vergadering echt wel efficiënt te zijn. Middels agendapunten. 'Hier alleen gaan we het over hebben en enkel hier moeten we een besluit over nemen'. Maar helaas; in elke vergadering zit wel iemand die de vergadering als dé gelegenheid ziet zijn kennis en kunde tentoon te stellen en daarmee een betere indruk te maken op zijn leidinggevende. Uiteenzettingen over luttele feitjes, langdurige beschrijvingen over zijn gedane werk, oneindig veel vragen stellen om zijn interesse en kennis te tonen.. Bleurgh. Inefficiënt, duurt lang, levert niets op en is vooral enorm irritant!

Gelukkig is er een oplossing voor.
Scrum! 

Ga nou niet Googlen op Scrum, want dan vindt je vooral informatie over dure softwareprogramma's. Ik stel voor: geef je eigen praktische uitwerking aan de basisdefinitie van scrum. Die luidt:
Werken in teams in korte sprints.

Sprints? Ja, de term 'scrum' komt officieel uit de rugbysport. :)

Hoe doe je dat dan? Transparant en snel werken: Korte, staande vergaderingen, elke maandagochtend. Waar mee bezig? Met wie? Hoe ver? Hulp nodig? Ga zo door.
Zo creëer je de juiste teams, met daarin de juiste kennis en expertise, deel je op snelle en efficiënte wijze je projecten en kun je snel verder.

Kortom; geen vergaderingen meer met speciaal daarvoor gekochte luxe koeken, gelamineerde blaadjes met daarop de agendapunten, extern bestelde lunches, speciaal aangetrokken drie-delig-vergader-pak, etc.
Gewoon efficiënt vergaderen en werken, mensen.
Zo moeilijk is dat niet ;)

Zie www.tekstyl.nl